Crowne Plaza
Niagara Falls, Ontario
Congrès : 18 au 20 octobre 2016
Exposants : 18 et 19 octobre 2016
ACE 2016 - Information aux Commanditaires
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Version PDF - Information aux exposants
Version PDF - Information aux commanditaires
Au nom de l’Association of Canadian Ergonomists/Association canadienne d’ergonomie (ACE) et du comité organisateur du 47econgrès annuel de l’ACE, nous vous invitons à envisager d’appuyer la profession d’ergonome au Canada en participant à titre d’exposant et/ou de commanditaire dans le cadre du congrès annuel de 2016.
Le thème du congrès, « Exploiter la puissance de l’ergonomie », reconnaît que la théorie, l’évaluation et les principes de conception en matière d’ergonomie ont non seulement eu des conséquences positives sur la santé et la sécurité, mais qu’ils contribuent et continueront de contribuer à l’optimisation des produits, des systèmes et des aménagements de l’environnement. Le congrès 2016 de l’ACE entend célébrer les multiples façons dont les chercheurs, les ergonomes et les spécialistes des facteurs humains utilisent leurs compétences pour créer une société meilleure.
Le congrès 2016 attirera les praticiens, les chercheurs et les étudiants du domaine de l’ergonomie et des facteurs humains, de même que les professionnels oeuvrant dans des domaines connexes comme la sécurité, la santé, la réadaptation, l’hygiène du travail, la conception industrielle, les ressources humaines, la psychologie, l’ingénierie, la convivialité, l’expérience utilisateur et la planification des installations. Des conférenciers de renommée mondiale, des ergonomes praticiens, des chercheurs et des étudiants présenteront leurs récents travaux dans le cadre de communications, de débats d’experts, de symposiums et d’ateliers de formation. Le congrès offrira également de nombreuses occasions de réseautage.
Étant donné que Niagara Falls est la destination du congrès cette année, nous comptons attirer de nombreux participants puisque cette ville est située dans le centre de la province de l’Ontario et tout près de Toronto, la capitale provinciale.
Votre participation au congrès permet d’assurer une grande visibilité à votre entreprise, vos produits et votre personnel. Le programme vise à offrir de multiples occasions pour établir des contacts, tisser de nouvelles relations professionnelles, élargir les débouchées d’affaires et partager des expériences et des solutions concernant les problèmes courants. Le congrès 2016 de l’ACE constitue une excellente tribune pour explorer de nouvelles pistes de développement et présenter vos produits ou services tout en démontrant votre soutien et votre engagement à l’égard de l’ergonomie au Canada.
Le document de possibilités de commandite (dont certaines catégories comprennent un espace d’exposition) ou de possibilités pour les exposants ci- joint décrit les différentes possibilités de faire connaître vos produits ou services pendant l’événement. Si vous ne pouvez pas assister au congrès, mais souhaitez annoncer vos produits ou services, il est possible de faire insérer un encart publicitaire dans le sac des congressistes. Veuillez prendre le temps de bien lire les informations destinées aux commanditaires ou exposants.
Pour toute question concernant une commandite ou le salon des exposants, n’hésitez pas à contacter le bureau national de l’ACE au 1-888-432-2223 ou à @email.
Cordialement,
Brenda Mallat Sue Brunet et Heidi Petro
Présidente du congrès ACE 2016
Sue Brunet et Heidi Petro
Présidente du congrès ACE 2016 Coprésidentes, commandites et exposants du congrès ACE 2016
POSSIBILITÉS POUR LES EXPOSANTS
Le comité organisateur du congrès souhaite vous accueillir à titre d’exposant de l’ACE 2016 et travaillera avec vous pour faire en sorte que votre investissement soit avantageux. Le salon des exposants se tiendra à compter du mardi 18 octobre, dès 7 h 30, jusqu’au mercredi 19 octobre 2016, après la dernière pause-santé (soit vers 15 h 30). L’ACE garantit une excellente visibilité en tenant les pauses-santé dans le lieu destiné au salon pendant ces deux journées. Les congressistes auront également du temps pour visiter le salon pendant les pauses du midi. De plus, la réception d’ouverture, à laquelle sont conviés tous les congressistes, se tiendra également au salon des exposants le 18 octobre de 17 à 21 h.
Le forfait d’exposant comprend :
- Un espace de 10 pi de large par 8 pi de profondeur.
- Deux (2) laissez-passer pour le salon des exposants.
- Deux (2) cartes-repas pour les dîners avec les congressistes le mardi et le mercredi (des cartes supplémentaires peuvent être achetées).
- Une présentation de 1 minute devant les congressistes (pendant le mot de bienvenue commençant à 8 h 30 le mardi). La présentation peut être accompagnée d’un PowerPoint (le fichier doit être remis aux coprésidentes, commandites et exposants, pendant l’installation du salon, le lundi 17 octobre 2016 (entre 17 et 19 h). Aucun fichier ne sera accepté après cette période, mais vous pourrez toujours faire votre présentation.
- Insertion d’un encart dans le sac des congressistes (remis avant le dimanche 16 octobre 2016 afin de pouvoir ajouter l’encart les sacs).
- Deux (2) billets pour la réception d’ouverture en soirée (le 18 octobre 2016). Des billets supplémentaires peuvent être achetés.
- Ajout du nom de votre entreprise dans la Liste des exposants du programme préliminaire envoyé à plus de 10 000 participants potentiels (si l’espace est loué avant le 15 juin 2016).
- Logo et brève description de votre entreprise dans la rubrique « Participants au salon des exposants » sur la page Web du congrès et dans le programme officiel remis aux congressistes.
* (Des billets supplémentaires peuvent être achetés pour assister aux séances du congrès.)
*(Il est possible d’obtenir de l’équipement audiovisuel ou d’autres accessoires auprès de l’hôtel Crowne Plaza – veuillez les contacter pour de plus amples renseignements.)
Nous encourageons les exposants à organiser un concours pour les congressistes et à faire tirer le prix ou un prix de présence pendant le dîner du mercredi 19 octobre 2016.
L’emplacement des espaces est attribué en premier aux membres corporatifs de l’ACE puis aux commanditaires du congrès.
Pour toute information concernant les possibilités de commandite et les possibilités pour les exposants ou pour vous inscrire à titre de commanditaire ou d’exposant, allez au www.ace-ergocanada.ca (disponible vers la fin avril 2016) ou contactez le bureau national de l’ACE à @email.
L’ACE vous remercie d’avoir pris le temps d’examiner les possibilités de participer à cet événement unique en tant qu’exposant.
LIEU DU CONGRÈS
Crowne Plaza
Niagara Falls (Ontario)
Le congrès se tiendra au Crowne Plaza, situé au 5685 Falls Avenue, à Niagara Falls (Ontario). L’hôtel se trouve à quelques pas des célèbres chutes Niagara et tout près du secteur touristique de Clifton Hill. Un stationnement est offert gratuitement de même que l’accès Wi-Fi gratuit dans les chambres. L’hôtel comprend aussi une piscine intérieure à l’eau salée, un sauna, un bain à remous et une salle d’exercice. L’ACE a obtenu un tarif de groupe pour l’hébergement.
https://www.niagarafallscrowneplazahotel.com/information/
COMMENT S’Y RENDRE
Niagara Falls se situe à une heure de route de Toronto et est facilement accessible par les autoroutes 401, 8, 85 ou Queen Elizabeth Way. L’aéroport Pearson International de Toronto (YYZ) se trouve à une heure de route et l’aéroport Niagara/Buffalo International (BUF) à seulement 30 minutes. Un tarif préférentiel pour le service de navette entre l’aéroport Pearson de Toronto et le lieu du congrès est offert par Niagara Airbus au coût de 86 $ (aller-retour) ou 63 $ (aller simple), TVH en sus.
Les plénières et les séances individuelles du congrès se dérouleront dans la salle Niagara, au 2e étage de l’hôtel Crown Plaza, et le salon des exposants aura lieu dans la salle Brock, située au rez-de-chaussée.
CHOIX DES ESPACES D’EXPOSITION
Veuillez noter que les membres corporatifs, suivis des commanditaires Platine, Or et Argent, ont priorité pour l’emplacement des espaces d’exposition (selon l’ordre de confirmation) si le formulaire d’inscription est reçu avant le 15 juin 2016. Après cette date, les espaces restants seront attribués selon l'ordre de confirmation et les emplacements préférés indiqués. Veuillez indiquer le numéro d’emplacement apparaissant dans le diagramme ci-dessous lorsque vous indiquez les emplacements préférés sur votre formulaire.
La dimension des espaces d’exposition est de 10 pi de large par 8 pi de profondeur. Afin d’assurer une visibilité maximale, les pauses-santé de l’avant-midi et de l’après-midi du 18 et du 19 octobre 2016 ainsi que la réception d’ouverture du mardi se tiendront avec les exposants. Même si la porte de la salle des exposants sera fermée à clé la nuit, l’Association canadienne d’ergonomie ne peut être tenue responsable des pertes. Les exposants devraient disposer d’une couverture d’assurance adéquate.
Voici le plan des espaces d’exposition :
Lignes directrices et politiques du salon des exposants
- L’inscription/réservation d’un espace d’exposition doit se faire auprès de Jenn Heighington (@email).
- Aucun remboursement ne sera accordé si l’exposant n’utilise pas l’espace réservé.
- Un remboursement peut être accordé (moins 100 $ du montant aux fins de gestion) si la demande d’annulation est reçue avant le 15 juillet 2016. Aucun remboursement ne sera accordé après cette date.
- Veuillez faire parvenir le logo et une brève description de votre entreprise, à la coordonnatrice du salon des exposants, le plus tôt possible après l’inscription pour affichage immédiat sur le site Internet. Pour les documents imprimés de l’ACE, les images numériques doivent être reçues avant le 29 juillet 2016.Pour paraître dans le programme préliminaire, les images numériques doivent être reçues avant le 15 juin 2016. Assurez-vous que le logo numérisé a une résolution de 300 dpi ou supérieure.
- Les membres corporatifs de l’ACE ont priorité (selon l’ordre de confirmation) pour choisir leur espace d’exposition si leur demande est reçue avant le 31 mai 2016. Ensuite, la priorité est accordée aux commanditaires Platine, Or et Argent (selon l’ordre de confirmation) lorsque leur demande est reçue avant le 30 avril 2016. Les autres choix d’emplacement seront accordés selon l'ordre de confirmation.
- Vous devez indiquer le choix de la table sur le formulaire d’inscription.
- La confirmation officielle de l’espace d’exposition attribué et du paiement intégral pour la réservation constitue un contrat donnant droit à l’utilisation de l’espace d’exposition. En cas d’incendie, de grève ou de tout autre événement incontrôlable rendant le salon des exposants inutilisable ou entraînant son annulation avant la date prévue, le montant payé sera remboursé. L’exposant est entièrement responsable des frais engagés avant la date de réservation.
- L’exposant dégage de toute responsabilité le congrès national 2016 de l’ACE, l’Association canadienne d’ergonomie et l’hôtel Crowne Plaza en cas d’obligation, de responsabilité, de perte, de dommage, de dépense ou d’omission de la part de l’exposant ou de l’un de ses agents ou employés.
- L’exposant ne peut attribuer, sous-louer ni partager l’espace réservé sans avoir obtenu la permission de la coordonnatrice du salon des exposants avant le congrès.
- L’inscription au congrès n’est pas comprise dans les frais d’exposition. Les personnes souhaitant prendre part aux activités du congrès doivent s’inscrire séparément.
- L’exposant doit respecter les règles et les conditions établies en ce qui a trait à l’installation, l’exploitation et le démontage du stand. L’installation doit se faire en fin d’après-midi le lundi 17 octobre 2016 (après 17 h), et le démontage peut commencer après la pause de l’après-midi le mercredi 19 octobre 2016.
- Afin de pouvoir participer à titre d’exposant au congrès 2016 de l’ACE, vous devez accepter ces lignes directrices et politiques en signant le formulaire d’inscription.
POSSIBILITÉS DE COMMANDITE
Veuillez trouver ci-dessous les différents forfaits de commandite qui ont été créés dans le cadre de notre événement. En vous y associant à notre congrès, vous obtiendrez une visibilité pour votre entreprise, vos produits ou services ainsi que votre personnel. Le programme du congrès est conçu expressément pour offrir de multiples occasions visant à établir des contacts, tisser de nouvelles relations professionnelles, élargir les débouchées d’affaires et partager des expériences et des solutions à propos de problèmes courants. Quels que soient vos objectifs, le congrès 2016 de l’ACE vous offre une excellente tribune pour les réaliser.
Les forfaits de commandite ci-dessous décrivent le niveau de visibilité et de reconnaissance pour chacune des catégories de commandite. Les membres du comité organisateur se feront un plaisir de répondre à votre demande et de s’assurer que votre investissement à l’ACE 2016 porte ses fruits.
Afin de reconnaître le soutien continu des membres corporatifs de l’ACE, un rabais peut s’appliquer sur certains forfaits de commandite (voir le tableau ci-dessous pour les détails).
| Catégories de commandite | Coûts | Coûts – membres corporatifs |
| Partenaire du congrès (1 seul) | 20 000 $ | |
| Commanditaire Platine | 10 000 $ | 9 500 $ |
| Commanditaire Or | 7 500 $ | 7 000 $ |
| Commanditaire Argent | 5 000 $ | 4 500 $ |
| Commanditaire Bronze | 3 000 $ | 3 000 $ |
| Collaborateur | 2 000 $ | 2 000 $ |
| Commandites supplémentaires | Divers montants (1 500, 1 000, 750, 500 ou 250 $) | |
| Parrainage d’un étudiant | 150 $ | 150 $ |
| Encart sac des congressistes* | 250 $ | 250 $ |
*Les exposants peuvent ajouter 1 encart publicitaire dans le sac remis aux congressistes. Pour les commanditaires, le nombre varie selon les catégories décrites dans les pages suivantes.
FORFAITS DE COMMANDITE
| Partenaire du congrès | Platine | Or | Argent | Bronze | |
| La commandite comprend : | 20 000 $ | 10 000 $ | 7 500 $ | 5 000 $ | 3 000 $ |
| Adhésion membre corporatif de 1 an | ✔ | ✔ | ✔ | - | - |
| Un espace d’exposition | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | - |
| Choix de l’espace d’exposition | Priorité | Par ordre de confirmation | Par ordre de confirmation | Par ordre de confirmation | - |
| Inscription au congrès | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Invité à la réception d’ouverture | 4 | 1 | 1 | - | - |
| Reconnaissance – programme officiel | Pleine page | Demi-page | Quart de page | Format carte de visite | ✔ |
| Reconnaissance – site Web du congrès | Nom, logo et lien | Nom, logo et lien | Nom, logo et lien | Nom, logo et lien | Nom, logo et lien |
| Reconnaissance – réception d’ouverture | ✔ | - | - | - | - |
| Reconnaissance – affichage | ✔ | - | - | - | - |
| Nom et logo de l’entreprise dans les actes du congrès | ✔ | ✔ | ✔ | - | - |
| Nom et logo de l’entreprise sur article promotionnel | ✔ | ✔ | ✔ | - | - |
| Encart publicitaire – sac des congressistes | 2 | 1 | 1 | 1 | - |
| Reconnaissance – site Web de l’ACE | ✔ | - | - | - | - |
| Reconnaissance – publicité du congrès de l’ACE dans le magazine Ergonomie Canada (seulement pour commandite achetée avant le 1er juin 2015 | 1/4 page | 1/4 page | - | - | - |
| Choix de commandites supplémentaires (voir autres possibilités de commandite) | Valeur max. 1 500 $ | Valeur max. 1 000 $ | Valeur max. 750 $ | Valeur max. 750 $ | Valeur max. 250 $ |
AUTRES POSSIBILITÉS DE COMMANDITE
COLLABORATEUR (2 000 $)
La commandite peut s’appliquer à une des activités suivantes :
- Atelier de formation d’une demi-journée (le lundi 17 octobre 2016)
- Cadeaux pour les conférenciers invités
- Activité sociale ou récréative
- Visite technique
- Services de traduction de documents (anglais-français)
- Services d’interprétation pour les personnes malentendantes
- Services d’équipement audiovisuel
- Reproduction des actes du congrès sur CD-ROM
La commandite comprend:
- Reconnaissance dans le programme officiel
- Reconnaissance sur le site Web du congrès
- Logo et hyperlien de l’entreprise sur le site Web du congrès
- Un encart publicitaire dans le sac des congressistes
PUBLICITÉ DANS LE SAC DES CONGRESSISTES (250 $)
Il est possible d’acheter une commandite pour d’autres encarts publicitaires. Un encart publicitaire est compris dans le forfait des exposants. Pour les commanditaires, le nombre varie selon les catégories (voir le tableau à la page précédente).
PARRAINAGE D’UN ÉTUDIANT (150 $)
Les étudiants représentent l’avenir et leur participation à un congrès professionnel peut s’avérer une expérience très enrichissante et stimulante pour eux. C’est pourquoi l’ACE leur offre un tarif réduit ainsi que des possibilités de bénévolat pour réduire davantage les coûts. En parrainant un étudiant pour la somme de 150 $, l’ACE garantit que ce montant sera entièrement remis à un étudiant en remboursant les frais de congrès. La priorité est accordée aux étudiants qui ont besoin d’une aide financière.
COMMANDITE EN BIENS
En plus des possibilités de commandite susmentionnées, une entreprise qui prête de l’équipement ou donne des articles pour le congrès 2016 de l’ACE sera reconnue dans le programme officiel. Les biens peuvent comprendre :
- Ordinateurs (pour l’inscription et les salles de communication)
- Imprimantes à laser
- Projecteurs ACL
- Bloc-notes et stylos pour les sacs des congressistes
- Collations emballées (p. ex., barres déjeuner, pepperettes)*
(* L’ajout de produits alimentaires dépend de l’entente de l’ACE avec le centre des congrès.)
COMMANDITES SUPPLÉMENTAIRES
Ces commandites sont offertes aux commanditaires des catégories Bronze, Argent, Or, Platine et Partenaire corporatif jusqu’à ce qu’elles soient toutes attribuées ou jusqu’au 15 juin 2016. Après cette date, les commandites seront attribuées selon le principe du premier arrivé, premier servi (à l’exception de l’inscription au congrès à prix réduit).
| Description des commandites |
Valeur de la commandite |
| Espace d’exposition : Espace additionnel | 750 $ |
| Plénière : Reconnaissance comme principal commanditaire d’une plénière. Autorisé à placer des documents sur les tables ou chaises, 5 minutes pour présenter son entreprise. (3 commandites) | 750 $ |
| Dîner : Reconnaissance comme principal commanditaire d’un dîner. Autorisé à placer des documents sur les tables ou chaises, 5 minutes pour présenter son entreprise. (2 commandites) | 750 $ |
| Réception d’ouverture : reconnaissance comme principal commanditaire de la réception. Autorisé à placer des documents sur les tables ou chaises, 5 minutes pour présenter son entreprise. (1 commandite) | 750 $ |
| Débat d’experts : reconnaissance comme principal commanditaire d’un débat d’experts. Autorisé à placer des documents sur les tables ou chaises, 5 minutes pour présenter son entreprise. (nombre limité) | 500 $ |
| Inscription au congrès : Inscription à prix réduit pour une personne. | 500 $ |
| Pause-santé : Reconnaissance comme principal commanditaire d’une pause-santé pendant le congrès. | 250 $ |